Siga estas recomendaciones y evite sanciones al facturar electrónicamente

julio 18, 2022 4:59 pm

El cruce de información digital, la comprensión de la norma y el uso de tecnología para responder en forma oportuna a requerimientos de las autoridades o necesidades internas de las compañías, son aspectos que deben tener en cuenta los contribuyentes a partir del pasado 13 de julio, momento en el cual comenzaron a regir las obligaciones de emisión de nuevos documentos electrónicos como requisitos de deducibilidad para el registro de facturas como título valor para contribuyentes que adquieran bienes o servicios.

Una fecha crucial en la cual, los compradores, que accedieron a bienes y servicios con un plazo para el pago, deben expedir de forma electrónica el acuse de recibo de la factura de venta y acuse de recibo de bienes y servicios mediante el uso del servicio dispuesto por la entidad, o el de un tercer proveedor tecnológico.

Esta nueva reglamentación hace parte de la legislación expedida para regular la facturación electrónica en Colombia, modalidad de registro implementada por el Gobierno Nacional en 2019 que ha generado beneficios para las entidades y la administración tributaria, y que ahora pretende dinamizar el fondeo de las operaciones de compra y venta de bienes y servicios.

Expertos aseguran que hay cambios tangibles que se evidencian, tal como la trazabilidad del proceso de facturación: “La recepción de la factura y de bienes y servicios es el momento en el cual las compañías verán la importancia de emitir los documentos en forma electrónica y así tener prueba del cumplimiento del requisito de aceptación de la factura como título valor. Así, se tendrá un instrumento de negociación y cobro efectivo que permitirá la flexibilidad y agilidad en los negocios”, resaltó Alexandra Durán, socia de asesoría tributaria en EY Colombia.

Para no incurrir en sanciones, es crucial que tenga en cuenta los siguientes factores planteados por expertos en el foro Facturación Electrónica y Radian, organizado por la consultora EY, con el objeto de alinearse con las nuevas reglamentaciones que regirán a partir del próximo 13 de julio:

El cruce de la información

“La fiscalización tributaria a las organizaciones se está transformando rápidamente. Pasó de ser un proceso manual de revisión, a uno en el cual la DIAN puede cotejar las transacciones y sus efectos tributarios en tiempo real, proyectar algunas declaraciones tributarias de los contribuyentes y/o cruzarlas al poco tiempo de su presentación, todo a través de procesos tecnológicos aplicados sobre la información de los documentos electrónicos transmitidos por las compañías,.”, explicó Leonardo Mora, Socio de Impuestos para EY Colombia.

El experto agrega que todas las organizaciones, grandes y pequeñas, deben evaluar si realmente cuentan con las herramientas apropiadas para responder en forma rápida y oportuna a la administración tributaria.

Comprensión de la normas técnicas, tributarias y legales.

Es necesario que las empresas conozcan y analicen las normas que impactan el proceso de facturación electrónica con el propósito de evitar confusiones, sanciones y evaluar la mejor forma de implementar al interior de sus organizaciones las diferentes obligaciones del ecosistema electrónico. Además, la acción de contrastar la legislación existente con la hoja de ruta estratégica de la empresa es útil para encaminar recursos y esfuerzos en forma coordinada.

“El marco normativo de la facturación electrónica no solo está compuesto por las disposiciones fiscales y técnicas expedidas por la DIAN sino también de otras normas legales que lo complementan como el Código de Comercio y normas reglamentarias para la adecuada interpretación de la factura electrónica como título valor y la interacción con el RADIAN,”, resaltó Alexandra Durán.

Además, la experta apuntó que es fundamental tener en cuenta y conocer el decreto 358 de 200, el Decreto1154 de 2020, la resolución 42 de 2020 y la resolución 00085 de 2022, para entender cómo operar, qué camino tomar y determinar el procedimiento a seguir que permita una implementación exitosa y útil del ecosistema de facturación electrónica en Colombia.

La tecnología como aliada esencial

Otro punto para tener en cuenta es el cambio tecnológico que produjo la facturación electrónica. Este proceso generó modificación de la visión corporativa en compañías de pequeño y gran tamaño respecto a la emisión de facturas.

La facturación electrónica ha permitido generar sinergias en tiempo real entre el emisor y el receptor de la factura ya que desde el momento en que se envía la información hasta su recepción por parte del proveedor, quien podrá abrir un archivo XML en su PC, obtener y validar la información requerida sobre la transacción.

Al respecto, Leonardo Mora, Socio de Impuestos para EY Colombia, indica que desde la implementación de la factura electrónica se ha producido un cambio en el manejo de la información para propósitos tributarios, permitiendo a las compañías tener conocimiento y control de gran parte de la información que la administración tributaria conoce de sus transacciones, lo cual, sin duda, está cambiando la dinámica del cumplimiento tributario en nuestro país.

La correcta implementación de estos cambios le evitará ineficiencias en materia tributaria, como lo es perder la deducción de un gasto o la posibilidad de tomar como un IVA pagado como descontable por no contar con los soportes adecuados, incrementando el pago del impuesto sobre la renta o del IVA. Pero aún más importante, le permitirá controlar el impacto tributario de sus transacciones con lo cual podrá identificar alternativas de planificación tributaria y estar mejor preparado para fiscalizaciones de la autoridad tributaria.

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