Un estudio realizado por STS Group, líder mundial de software de confianza digital, especializado en archivado electrónico y en intercambio digital, señala que gracias a las nuevas tecnologías, las empresas han hecho que sus trabajadores sean más productivos, y a las vez, ellas ahorran tiempo y dinero.

Según la investigación, se concluyó que utilizar un Sistema de Archivado y Gestión de Documentos Electrónicos (SAGDE) en vez del método tradicional, aumenta la productividad y eficiencia de los trabajadores en un 71,9 %. Su razón se debe a la pérdida de tiempo al manipular un documento, como cuando se encuentra mal archivado o simplemente no aparece.

En relación a lo anterior, Rodolfo Lomascolo, Vicepresidente de desarrollo de negocio de STS Group, señala que un trabajador pierde 4 minutos diarios en tratar de encontrar un documento, lo que se traduce a unas 500 horas laborales al año. En cambio, a través de un sistema digital el tiempo se reduciría a 30 segundos al día, tiempo que puede ser aprovechado a realizar trabajos de mayor valor añadido para la empresa.

Otra de las ventajas que proporciona esta tecnología en las empresas, hace referencia al ahorro de dinero. Muchos de los procesos habituales serán eliminados o disminuidos, entre los cuales, se encuentra la reducción en el uso de papel, la disminución de sus impresiones y reproducciones, ahorro en su archivado y tóner, y la reducción de los envíos de documentos a proveedores y clientes.

En la actualidad, uno de los grandes problemas que significan los montones de papeles, es la dificultad que nos provoca el poder encontrar el archivo deseado, y además esto genera un gasto de dinero. Según STS Group se pueden ahorrar unos 146 dólares por cada documento mal clasificado y supone una pérdida incalculable cuando un documento no aparece.

Rodolfo Lomascolo, señala que las empresas de externalización de archivo cobran las consultas de los documentos, a través de 3 modalidades dependiendo del caso, estas son: si se tiene que recuperar el documento y enviarlo por fax, si hay que escanearlo y enviarlo por email o si se requiere el original. En cambio, el modelo de archivo electrónico no cobra las consultas, sólo su mantenimiento.

En definitiva, almacenar en papel con todo lo que lleva asociado es 6,7 veces más costoso que archivar en electrónico, o lo que es lo mismo, el archivo en electrónico representa en coste solo de un 15 % del archivo en papel equivalente.