Para las empresas ya no es tema ajeno todo lo que abarca la implementación de Facturación electrónica; el 2018 trae consigo el reto para los empresarios de contribuir con la unificación del lenguaje de la facturación en el país.

Actualmente se puede observar que se sigue presentando aprensión dentro de algunas compañías, sigue habiendo grietas en la información y existe aún cierto desconocimiento, muchos asocian esta implementación con pagos de nuevos impuestos y desde Consensus queremos que los empresarios entiendan que por el contrario, la facturación electrónica trae muchos beneficios, por esta razón brindamos algunas recomendaciones que serán clave para aquellos a los que por ley, les quedan unos meses más para dar cumplimiento al Decreto 2242 de la DIAN, entidad que puso en marcha el proceso de masificación de este nuevo modelo que obliga a las empresas a iniciar la adaptación de esta nueva tecnología dentro de su compañía y así mismo la respectiva capacitación de personal para lograr dar cumplimiento.

“Es fundamental que las empresas busquen asesoría y hagan una revisión detallada de su modelo de negocio para evaluar cómo, con la entrega en línea de la factura, se va a ver afectado su modelo de compra o de venta, además de establecer una comunicación con sus proveedores y clientes para conseguir una automatización del proceso de recepción, contabilización y pago” afirma Benjamín Archila, Gerente General de Consensus Colombia.

¿Es claro para usted que la Factura Electrónica es obligatoria?
Es claro que no a todas las empresas les tocó culminar dicha implementación iniciando este año, solo a los grandes contribuyentes, pero para muchos no es claro que la implementación de la factura es algo serio y delicado y los empresarios deben estar al tanto de que el hecho de no cumplir con la medida los expone a sanciones (establecidas en el artículo 651 del Estatuto Tributario). El pazo máximo obligatorio para dar cumplimiento a este nuevo modelo es enero de 2019. Quedan unos meses más para comenzar este proceso pero desde Consensus se recomienda hacerlo con suficiente tiempo para evitar futuras sanciones, 6 meses son el tiempo clave que una empresa se puede tomar para habilitar esta implementación.

¿Sabe usted quiénes estarán obligados a facturar electrónicamente?
· Todas las empresas que en Colombia son clasificados como Grandes Contribuyentes y aquellas empresas seleccionados paulatinamente a través de resoluciones de la DIAN.

· Aquellas empresas que cuentan con un total de 6 meses para habilitarse como facturadores electrónicos. 3 meses que les otorga el decreto 2242 y 3 meses adicionales que les da el estatuto tributario.

Voluntarios

· Aquellas empresas que quieran remplazar ya el sistema de facturación manual o por computador y empezar a facturar electrónicamente, tendrán un total de 6 meses para habilitarse como facturadores electrónicos.

¿Cuáles son los beneficios para las empresas que implementarán facturación electrónica?

Esta implementación beneficia tanto al estado como al empresario pero también al consumidor:

Estado:

· Permitirá la modernización del recaudo de impuestos y así evitar su evasión.

Empresas:

· Mejora la relación con clientes y proveedores

· Genera transparencia y trazabilidad

· Factoring electrónico

· Cumplimiento de las obligaciones tributarias

· Responsabilidad ambiental empresarial

· Reducción de costos de emisión, envío y almacenamiento de facturas

· Aumento de la eficiencia

· Reducción de trabajo administrativo

· Optimización y agilidad en los procesos de negocio.

Consumidor

· Gracias a que el recibo que le entregarán al consumidor al momento de hacer una compra va a ser digital, esto le permitirá automatizar su proceso de contabilidad y en un futuro gracias a aplicaciones podrá saber cuánto ha gastado y cuánto le queda y así podrá llevar un mejor control de sus ingresos.

¿Cuáles serán los cambios en prácticas empresariales?

Después de implementada la facturación dentro de las compañías estas van a empezar a notar un cambio en algunas de las prácticas que normalmente realizaban dentro de sus empresas, estas son algunas:

· No va a ser posible guardar un consecutivo

· Cada anulación es una nota crédito

· Información actualizada y veraz de clientes y proveedores

· No va a ser posible facturar extemporáneamente

· No va a ser posible rechazar facturas en el tiempo determinado

· No va a ser posible reutilizar consecutivos

¿Qué pasos debe seguir para implementar la Factura Electrónica?

1. Implementar la Factura Electrónica es un “PROYECTO DE MEJORAMIENTO DE PROCESOS”, lo que implica que la alta gerencia asigne un equipo interdisciplinario interno para revisar su impacto en el modelo de negocio.
2. Las empresas tendrán que realizar cambios significativos en sus procesos y tecnología con que administran sus empresas.
3. El tiempo pasa muy rápido y puede ser muy poco tiempo para realizar los cambios y cumplir las fechas definidas por la DIAN.
4. El Objetivo final es el de recibir facturas y que ingresen automáticamente a los sistemas de información empresarial.
Es importante contar con un proveedor tecnológico que facilite la implementación de la facturación electrónica en Colombia, esto le garantizará a la compañía desarrollar procesos organizados y reglamentados. La Integración con SAP Business One permite ofrecer a los clientes de Consensus un módulo de facturación y colaboración que permite la emisión y recepción de facturas y documentos electrónicos, esto garantizará una completa trazabilidad, seguridad y seguimiento que se regirán dentro del pleno cumplimiento con la normativa legal vigente definida por la DIAN.