Las reuniones de trabajo son parte fundamental de las dinámicas laborales, porque permiten que todos los miembros de un equipo o un proyecto estén juntos para diseñar estrategias, alinear acciones, revisar avances y discutir temas especiales. Sin embargo, no todos los temas justifican una reunión y no todas las reuniones aportan al cumplimiento de los objetivos.

Cuando las reuniones —y la logística que las rodea— no se planean de una forma adecuada, pueden llegar a consumir el 55% del día de trabajo, lo que significa que no están siendo productivas y que reducen tiempos valiosos de trabajo, en especial en los cargos tácticos que tienen rutinas operativas propias.

Para lograr que estos encuentros sean espacios útiles y productivos que ayuden a los equipos a sacar adelante sus proyectos, WeWork presenta 4 recomendaciones para planear estratégicamente las reuniones:

1. Tener claro los objetivos y la agenda: es importante que todas las reuniones tengan un propósito claro y una agenda para que los asistentes lleguen preparados. De lo contrario, es posible que se den vueltas una y otra vez sobre los mismos temas o que se invierta tiempo en definir el objetivo. Además, es fundamental que los encuentros tengan un tiempo de duración definido para que no se alarguen más de la cuenta y el tiempo pueda ser utilizado de forma eficiente.

2. Considerar los traslados: muchas veces, las reuniones implican desplazamientos de un lugar a otro entre los asistentes, lo que en ciudades con tráfico congestionado puede tomar una porción importante del tiempo productivo del día. Por esto, es recomendable considerar cuánto se tomarán los asistentes en desplazarse al lugar de encuentro para agendar las reuniones en horarios cómodos para todos, o incluso, revisar otras alternativas tecnológicas.

3. Contemplar videoconferencias: precisamente, las videoconferencias son una alternativa muy útil para llevar a cabo reuniones cuando los colaboradores se encuentran en ciudades o países diferentes, pero también cuando las personas están en lugares alejados en la misma ciudad. Hoy existen múltiples herramientas como Skype, BlueJeans o Zoom que permiten comunicarse con los colaboradores o los clientes para ayudar a reducir los tiempos y la logística de las reuniones.

4. Revisar conexiones y aparatos: cuando las reuniones son presenciales en una misma sala, o incluso cuando son a través de medios virtuales, siempre es posible que las herramientas tecnológicas jueguen malas pasadas. A todos nos ha ocurrido que llegamos a una reunión donde no se puede proyectar porque alguna conexión está fallando o porque el computador no es compatible; o que antes de iniciar una videollamada, alguna de las personas pregunta si lo escuchan o lo ven, sin tener éxito.

Para evitar esto, es importante revisar unos minutos antes de comenzar la reunión que todas las herramientas tecnológicas estén funcionando: conexión a internet, conexión a proyectores y sistemas de audio, carga de los equipos, etc. Esta precaución permite garantizar que todos los elementos estén en condiciones óptimas para no tener problemas técnicos que demoren el inicio de una reunión o la interrumpan antes de que termine.